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Cours d'appui administratif

Souhaitez-vous gérer votre temps de manière productive ? Souhaitez-vous être organisé et assumer davantage de responsabilités au travail ? Ce cours vous aide à atteindre ces objectifs et vous enseigne tout ce que vous devez savoir pour devenir un assistant administratif plus efficace. Nous commençons par un aperçu des compétences pratiques pour vous aider à perfectionner vos compétences organisationnelles. Nous vous montrons comment optimiser votre messagerie vocale, vos e-mails et votre courrier interne, avant d'expliquer comment optimiser votre espace de travail. Le cours montre également comment créer un diagramme de flux de travail pour gagner en efficacité au travail.

La gestion du temps est essentielle pour exceller au travail et nous vous proposons des techniques éprouvées pour vous aider à optimiser votre productivité. Nous examinons l'organigramme du travail (WBS), un outil essentiel pour faciliter et fluidifier la communication entre collègues. Apprendre à prioriser votre travail vous aidera à vous concentrer et à respecter vos délais. Nous expliquons ensuite comment gérer les tâches spécifiques qui nécessitent une organisation et une exécution plus précises, et présentons les bases de la gestion des tâches spécifiques que vous pourriez rencontrer. La formation explore les compétences de communication verbale et non verbale afin d'illustrer leur importance dans différentes situations.

La formation présente ensuite les étapes à suivre pour vous autonomiser. On attend souvent des professionnels du soutien administratif qu'ils agissent de manière autonome, prennent des décisions et résolvent les problèmes avec peu ou pas de directives. Apprendre à travailler sans supervision est donc nécessaire, mais savoir quand s'affirmer ou quand travailler en équipe est tout aussi important pour maintenir une communication fluide. Une bonne collaboration avec votre responsable et une relation positive vous permettront d'acquérir davantage de responsabilités et donc d'autonomie. Cette formation est utile à presque tous les professionnels, mais s'adresse particulièrement aux cadres administratifs. Chaque bureau a besoin d'administrateurs organisés pour maintenir sa productivité, et cette formation vous prépare à devenir un professionnel du soutien efficace et à devenir chef de bureau.

Module 1

Commencer

Dans ce module « Démarrage », les étudiants apprendront à démarrer. Ce module abordera les bases de l'organisation, de la gestion des ressources, de la communication et de la gestion du temps. Il les aidera à mieux gérer leur temps, à mieux s'organiser, à améliorer leurs compétences en communication et à s'autonomiser, autant d'aspects clés pour devenir un assistant administratif performant et efficace.

Module 2

S'organiser (I)

Dans ce module, « S'organiser » (I), les étudiants apprendront à s'organiser. Ce module examinera comment optimiser la messagerie vocale. Pour optimiser la messagerie vocale, plusieurs étapes clés sont nécessaires : rester professionnel, respecter les règles de politesse, utiliser des notes pour les points importants, préparer un message d'accueil et rédiger un message court. L'organisation commence dès les points de saisie de données tels que les courriels, les messages vocaux et le courrier interne.

Module 3

S'organiser (II)

Dans ce module, « S'organiser (II) », les étudiants poursuivront leur apprentissage de l'organisation. Il est maintenant temps d'organiser votre environnement pour gagner en efficacité. Ce module vous donnera d'excellentes suggestions pour organiser votre espace de travail, vos tâches et vos collaborateurs sur vos projets. Garder le matériel fréquemment utilisé sur votre bureau, aménager un espace de travail pour les nouveaux travaux, créer un modèle de flux de travail et minimiser les effets personnels contribueront à faire de vous un assistant administratif efficace.

Module 4

Gestion du temps

Dans ce module « Gestion du temps », les étudiants apprendront à gérer leur temps. Nous verrons comment améliorer leur gestion du temps grâce à quelques modifications comportementales très simples. Nous disposons tous du même temps chaque jour ; utilisons-le judicieusement. L'organigramme du projet (WBS) est l'outil clé : il établit des intervalles de communication avant et pendant le projet, et distribue les documents à l'équipe projet une fois terminés.

Module 5

Tout faire à temps

Dans ce module, « Tout terminer à temps », les étudiants apprendront à tout terminer à temps. En fin de compte, notre mission est de livrer les choses à temps. Prioriser son travail, maintenir le cap et fixer des objectifs précis sont essentiels pour livrer son projet ou ses tâches à temps. Ce module vous permettra d'explorer des techniques qui vous permettront d'améliorer votre efficacité à respecter vos délais.

Module 6

Tâches spéciales

Dans ce module, « Tâches spéciales », les étudiants découvriront les tâches spéciales. En tant qu'assistant administratif, vous serez chargé d'organiser des tâches spéciales qui nécessiteront une organisation et une exécution précises. Ce module vous donnera les bases de la gestion de plusieurs tâches spéciales que vous pourriez rencontrer. Il abordera également la planification de petites réunions, y compris les objectifs, les fournitures nécessaires, la réservation d'une place ou d'une salle et la notification des participants.

Module 7

Compétences en communication verbale

Dans ce module « Compétences en communication verbale », les étudiants découvriront les techniques de communication verbale. Votre rôle d'assistant administratif vous placera souvent en situation de dialogue avec les dirigeants et les décideurs de l'organisation. Posséder de bonnes compétences en communication verbale est essentiel pour influencer votre entourage. Ce module abordera également la différence entre écouter et entendre.

Module 8

Compétences en communication non verbale

Dans ce module, « Compétences en communication non verbale », les étudiants découvriront les techniques de communication non verbale. Notre langage corporel exprime en grande partie nos émotions. Comprendre un langage corporel efficace est essentiel pour un collaborateur administratif qui souhaite tisser des liens au sein de l'organisation. Le langage corporel constitue la majeure partie de notre communication et ne peut être dissimulé. Il est donc important d'apprendre à l'utiliser à son avantage.

Module 9

S'autonomiser

Dans ce module, « S'autonomiser », les étudiants apprendront à s'autonomiser. Être assistant administratif offre une grande marge de manœuvre pour s'autonomiser. On attend souvent de vous que vous agissiez de manière autonome, que vous preniez des décisions et que vous résolviez des problèmes avec peu ou pas d'encadrement. Les étudiants apprendront l'importance de l'affirmation de soi. Être impliqué, positif, concis, calme et direct sont des compétences essentielles pour un assistant administratif.

Module 10

L'équipe de deux

Dans ce module, « L'équipe de deux », les étudiants découvriront ce qu'est une équipe de deux. Travailler en équipe avec son manager est essentiel pour maintenir une communication ouverte et établir des liens. Une relation positive et constructive avec son manager constitue le fondement et le soutien nécessaires à son autonomie. La confiance, la communication, la positivité, la confidentialité et le professionnalisme sont des qualités essentielles pour travailler avec son manager.

Module 11

Prenant soin de vous

Dans ce module, « Prendre soin de soi », les étudiants apprendront à prendre soin d'eux-mêmes. Alors que ce cours touche à sa fin, un sujet crucial reste à aborder. Nombre d'entre nous passent plus de temps au travail qu'à la maison avec leur famille. L'environnement de travail peut être source de bien-être ou de stress et de mal-être. Ce module abordera l'ergonomie, la gestion du stress et la gestion d'une charge de travail importante afin d'apprendre à concilier vie professionnelle et vie privée.

Module 12

Évaluation du cours

Ce que vous apprendrez dans ce cours gratuit

• Décrivez l’importance et la pratique de bonnes compétences organisationnelles.
• Expliquez le processus de maintien d’une gestion efficace du temps.
• Savoir comment offrir un excellent service client.
• Décrivez comment prioriser et exécuter rapidement les tâches.
• Démontrer comment gérer des tâches spécialisées.
• Apprécier l’importance des compétences en communication verbale.

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assistant administratif

Les assistants administratifs sont le ciment invisible qui maintient l'équipe ensemble, les ninjas multitâches essentiels au bon fonctionnement d'une entité commerciale et le centre névralgique avec accès à tous les aspects de l'organisation.

Aide du Congrès

Ils ne sont peut-être pas sous les feux des projecteurs, mais les assistants parlementaires veillent au bon fonctionnement des bureaux et du quotidien des politiciens pour lesquels ils travaillent. Ils assument des responsabilités diverses, allant du simple classement de dossiers à des recherches législatives complexes.