IFCAM

Cours: Animer une réunion efficace

2 - 3 avril 2020

24 - 25 septembre 2020

Animer une réunion efficace

Préparer, conduire et définir les prochaines étapes d'une réunion

Informations générales

Objectif

A l'issue de cette formation, les participants seront capables:

• de définir un objectif et des actions concrètes,
• de préparer et structurer ses réunions,
• de se positionner face à un groupe et inciter à la participation,
• d'animer son groupe avec aisance.

Pré-requis

Aucune connaissance préalable spécifique requise.

Public

Collaborateurs animant des réunions occasionnelles ou régulières

Niveaux

Fondamentaux

rawpixel / Pixabay

Programme

Descriptif

S'approprier les basiques de la communication

• Définir le type de réunions: information, évaluation, résolution de problème, prise de décision, concertation, et son cadre de référence
• Déterminer le format: présentiel, conférence téléphonique ou visio-conférences
• Organiser et gérer une réunion à distance
• Développer l'écoute active, le questionnement, la reformulation, les techniques de recadrage

Préparer une réunion

• Définir des objectifs clairs
• Structurer et définir le cadre
• Préparer les outils et les supports d'animation
• Inviter les participants: qui (A et CC), pourquoi, quand?

Ouvrir la réunion

• Créer un climat positif: accueil et introduction
• Présenter le cadre, les objectifs et la durée de la réunion
• Réaliser un tour de table de présentation: se présenter et faire se présenter les participants

Animer une réunion

• Se préparer personnellement: gérer son trac, ses émotions
• S'affirmer avec assertivité
• Savoir écouter et faire participer:
• réguler le débat, donner la parole à tous, gérer le groupe et les débats, se recentrer sur l'objectif
• gérer les situations de conflits
  • réguler le débat, donner la parole à tous, gérer le groupe et les débats, se recentrer sur l'objectif
  • gérer les situations de conflits
• Maintenir l'intérêt de l'auditoire: s'approprier des techniques d'animation: brainstorming, travaux de groupes
• Co-animation
• Prendre en compte les personnalités dites "difficiles": bavards, agressifs, perturbateurs, hyperactifs

Conclure une réunion et en assurer le suivi

• Respecter le timing et finir dans le temps imparti
• Résumer et conclure
• L'après réunion: compte-rendu synthétique, et suivi des actions ou relevé de décision (Qui? Quels résultats? Pour quand?)
• Définir les prochaines étapes

Informations complémentaires

Points forts

Smart Campus

Méthode pédagogique

La pédagogie s'appuie sur:

• une alternance d'apports, d'ateliers et d'échanges avec les participants en groupe de pairs,
• des mises en situation basées sur les cas apprenants,
• un plan d'action personnalisé.

Un module d'ancrage innovant, ludique et concis, disponible sur Smart Campus, pourra compléter cette formation

Intervenants

Consultant formateur spécialisé en efficacité professionnelle

Brigitte Tomety, Consultante formatrice